Ukázky některých sestav: (klikněte pro zvětšení)   Měsíční list     Měsíční výkaz   Mzdový sumář     Měsíční s abs.     Presence měs.     Grafy z doch.     Přehledka -vše

Ukázky plánování směn pokud máte směnný provoz (klikněte pro zvětšení)   Plány směn     Kalendář sm.     Měsíční plán     Editace měs. plánu     Směny dne

Instalace programu je velice jednoduchá. Po spuštění instalačního programu z dodaného CD proběhne instalace na vaše PC a hned je možné s docházkou pracovat přes novou ikonu na ploše. Vše je samozřejmě popsané v dodané tištěné dokumentaci, včetně možnosti zpřístupnit program i pro ostatní počítače ve vaší síti.
Architektura systému je client/server, založená na moderních komponentách. Uživatelé s informačním systémem Docházka 3000 pracují pomocí prohlížečů, ale není třeba připojení k internetu - vše je nainstalováno u vás na vašem počítači. Tím pádem se ani neplatí žádné další poplatky (měsíční, roční či podobné) a program lze používat i v síti bez nutnosti plateb za klientské stanice - počet s programem současně pracujících uživatelů není nijak omezen a nic se za síťové přístupy nepřiplácí. Pro zadávání příchodů, odchodů, typů práce, krátkodobých a celodenních absencí lze kromě počítače využít i docházkový terminál.
Systém může běžet jak na jediném PC nepřipojeném do počítačové sítě, tak také v jakékoli síti (LAN, WAN, Internet). Na výkon počítačů jsou kladeny minimální nároky a ty jsou dány spíše operačním systémem. Tím může být buď libovolná verze Windows (32 i 64 bitové), tedy Windows 2000, XP, Vista, 7, 8, 10, 11 a ze serverových verzí pak 2000, 2003, 2008, 2012, 2016, 2019, 2022 a 2025 Dále pro zkušenější uživatele možnost provozu pod OS Linux nebo systém ReactOS (od verze 0.4.15 výše). Při využití setů s RasPi, Yuno nebo hostingu v Cloudu není dokonce třeba SW instalovat vůbec. Což může být ideální řešení třeba i pro uživatele systému Apple Mac OS X atd. S programem lze plnohodnotně pracovat i z tabletu, případně základní operace provádět i z mobilního telefonu.

Ukázka administrátorské části programu:

A nyní již k samotnému informačnímu systému Docházka 3000. Systém je rozdělen na dvě základní části a to administrátorskou část (viz obrázek výše) a uživatelskou část. V administrátorské části je jsou dostupné veškeré funkce a nastavení systému. Uživatelské menu je po přihlášení přístupné samotným pracovníkům a je rozdělené na tři části.

První část umožňuje zadávání docházky pomocí počítače, pokud k tomuto účelu není připojený terminál. Zadávají se zde jednak příchody a odchody, dále pak krátkodobé absence (přerušení) a celodenní absence. U obou je možné zadat textovou poznámku, která se pak zobrazuje na výpise a v přehledu přítomnosti. To lze s výhodou využít například u služebních cest, kdy pracovník může uvést cíl cesty atd. Dále se zde zadávají typy práce, pokud firma potřebuje vyhodnocovat například práci na jednotlivých zakázkách a podobně. Oprávnění zaměstnanci také mohou editovat docházku ostatních pracovníků podle toho, mají-li na to oprávnění a v jakém rozsahu.

Při používání terminálu k zadávání seancí sice poznámku zadat nelze, lze to však učinit dodatečně v druhé části uživatelského menu pomocí editace poznámek.

Druhá část menu je primárně určena pro tvorbu výpisů (kontrolních listů) docházky. Období, za které chceme docházku zobrazit, je možné zadat buď ručně, nebo využít předdefinovaných tlačítek. Oprávnění zaměstnanci mohou kromě své docházky vypisovat také docházku ostatní pracovníků v závislosti na jejich právech.

Také mohou provádět převody přesčasů mezi týdny (v případě týdenní evidence) nebo měsíci (v případě evidence měsíční). Je zde také možné prohlížet stav dovolené, takže zaměstnanci mohou zjistit jak dovolenou čerpali, kolik jim ještě zůstává atd. Na následujícím obrázku vidíte příklad týdenního výpisu docházky:

Pro ukázku měsíčního výpisu klikněte ZDE a pro podrobný výkaz ZDE
Na výpise je vidět příchody a odchody včetně kódu přerušení. Kód nula znamená standardní příchod do práce či odchod domů. Ostatní čísla udávají typ absence (přerušení). Například kód 3 je služební cesta. Místo kódů může program vypisovat zkratky názvů absencí. Tyto zkratky, v programu nazývané symboly, definuje administrátor při konfiguraci programu. Dále je možné na konci výpisu nechat zobrazovat legendu, ve které je vždy uveden kód absence s plným slovním popisem:

A nyní dále k výpisu. Za příchody a odchody je ještě v hranaté závorce uvedeno číslo práce. To samozřejmě jen v případě, že firma typy práce používá a zaměstnanec si je vyznačil.
Ve sloupci odpracováno je dále vidět, jaká doba je za celý den započtena do odpracované a ve sloupci Balanc je vidět případný přesčas. Poslední sloupec Přestávky udává časy povinných přestávek v práci. Odchod na přestávku si zaměstnanec vyznačí buď sám, nebo je mu programem vložena automaticky. Chování programu v oblasti automatického vkládání přestávek včetně přestávek pevných nebo bezpečnostních přestávek a způsob výpočtu pracovní doby může administrátor různě nastavovat. Výpisy docházky lze dělat nejen podrobně za jednotlivé zaměstnance, ale také souhrnně za celá oddělení nebo úplně za všechny pracovníky.

Poslední částí uživatelského menu je část Ostatní, ve které se nachází tlačítka pro přístup do jednotlivých modulů systému.

Přístup do jednotlivých modulů nastavuje pomocí oprávnění zaměstnancům administrátor.
Nyní jen krátce k jednotlivým modulům.

Souhrn docházky obsahuje měsíční sestavu přítomnosti. Jedná se o tabulku, kde na jednotlivých řádcích jsou pracovníci a ve sloupcích dny v týdnu. U každého dne je zobrazeno, jestli pracovník byl v práci, případně na jaké byl absenci. Příklad vidíte na přiloženém obrázku:

Na konci sestavy jsou celkové součty. Písmeno P v jednotlivých buňkách znamená přítomnost na pracovišti. Místo kódů absencí je opět možné vypisovat zkratky (symboly) a je možné určit jak musí být krátkodobá absence dlouhá, aby zde byla uvedena. Sestavu je možné vyexportovat např. do Excelu

Výsledovka je užitečná souhrnná sestava vhodná například jako podklad pro zpracování mezd. Obsahuje všechny údaje o docházce pracovníků na jednom místě včetně vyhodnocení počtu hodin odpracovaných ve svátky, noční práce, přesčasů, dobu absencí, atd. atd. Ukázku výsledovky vidíte zde:

Typ práce je tlačítko, přes které je možné vyhodnocovat čas odpracovaný na jednotlivých typech práce. Je zde jednak souhrn za zaměstnance a dále také celkový souhrn za typy práce, takže sestava slouží například jako podklad při fakturaci zakázky.

Tlačítko Přehled zobrazí aktuální přehled přítomnosti pracovníků. Je mimo jiné možné zjistit, kteří pracovníci jsou přítomní, z jakého důvodu jsou ostatní nepřítomní atd.

Modul Auta slouží k evidenci a vyhodnocování provozu služebních automobilů. Pracovníci si zde mohou podle oprávnění auta rezervovat, prohlížet jejich plánované cesty, dělat statistiky atd.

Modul Spisy slouží pro evidenci tištěné dokumentace firmy, vyhledávání v dokumentech, předávání dokumentů nebo i celých šanonů mezi pracovníky / odděleními atd.

Modul Mzdy obsahuje podporu pro zpracování mezd. Připravuje informace o docházce jednotlivých pracovníků, jejich odpracované době, počtu dní jednotlivých absencí atd. Připravená data je možné snadno exportovat a dále zpracovávat v mzdových programech nebi třeba i Excelu. Zde je příklad:

Oznámení skrývá jednoduchý modul sloužící k zasílání textových zpráv mezi pracovníky. Oprávněný pracovník může zaslat zprávu buď někomu jinému, nebo třeba i celému oddělení nebo všem. Příjemci se zpráva zobrazí hned při přihlášení do docházky a může na ní třeba i odpovědět. Odesilatel pak má možnost kontrolovat, jak s ní adresáti naložily (neviděli/přečetli/vyřídili/odpověděli) a kdy se tak stalo.

Vyjímky docházky slouží k tomu, aby výpočet docházky pracoval jinak, než je standardně nastaveno. Tím je možné ošetřit většinu potřeb změnit výpočet odpracované doby třeba jen jednoho pracovníka na konkrétní den. Zde se také zadávají vyjímky časů přestávek.

Tlačítko Heslo umožňuje uživateli, aby si změnil přístupové heslo do systému.

Absence je modul sloužící k vyhodnocení absencí, což má širokou škálu použití. Je zde možné například zjistit, kolik času strávili pracovníci u lékaře, na přestávkách atd. Nejdůležitější funkcí však asi je vyhodnocení služebních cest pro potřebu vystavení dokladu o proplacení stravného. V programu je možné zadávat sazby za určité délky služební cesty a podle toho stravné proplácet. Příklad vidíte na obrázku níže, který zároveň demonstruje slovenskou lokalizaci.

Program také umožňuje evidenci a vyhodnocování pracovní pohotovosti, kdy zaměstnanec sice není na pracovišti, ale musí být v dosahu, aby například bylo možné zavolat jej telefonem. Vyhodnocení této pohotovosti se provádí rovněž zde.

Modul Schvalování absencí umožňuje v programu nastavit, které celodenní absence vložené zaměstnancem musí schválit vedoucí nebo personalista či jiný oprávněný pracovník. Takže vkládání celodenních absencí může mít pracovník buď zakázáno úplně, nebo plně povoleno, nebo povoleno ale s nutností schválení vložené absence nadřízeným a také lze nastavit, které absence musí být schvalovány (například dovolené) a které nikoli (například služební cesta).

Modul Vlož práci slouží na dodatečnou změnu typu práce například v případě jedné služební cesty, během které pracovník pracuje na více projektech.

Kontrola slouží k vytváření sestav obsahujících například nestandardně zadané seance (ručně editované), zjištění přesčasů a rozdílů pracovní doby, sestavy příchodů a odchodů atd.

V modulu Dovolené se nastavuje jednotlivým pracovníkům počet dní dovolené, počáteční stavy dovolených, meziroční převody dovolených atd.

Modul Konec absence slouží k ukončování absencí, ze kterých se pracovník nevrací na pracoviště a nemá tedy možnost absenci ukončit korektně. Stejně tak začátky absencí. Modul asi využijete jen vyjímečně, protože normálně se o toto stará program sám s ohledem na nastavení algoritmu výpočtu.

Noční práce slouží k vyhodnocení nočních prací, prací ve svátky, v soboty a neděle a podobně. Pomocí něho je možné vyhodnocovat například odměny za noční práce, různé příplatky atd.

Modul Průchody umožňuje oprávněním zaměstnancům prohlížet pohyb pracovníků, značení docházky, otevírání dveří atd. Je dostupný pokud je systém napojený na docházkový terminál.

Některé další funkce systému má dostupné pouze administrátor, jehož hlavním úkolem je nastavování chování programu, k čemuž mu slouží jeho administrátorské menu. Má zde nejen plný přístup do všech modulů, ale nastavuje například algoritmus výpočtu docházky jednotlivým zaměstnancům, zařazuje a maže zaměstnance ze systému, nastavuje jím oprávnění, identifikační média atd. Nastavuje chování terminálů, vzhled nejrůznějších sestav, čištění databáze, zadávání oddělení, edituje svátky, nastavuje zaokrouhlování časů příchodů, odchodů, odpracované doby atd.

Má také na starosti nastavení nejdůležitější části docházkového systému, kterou je algoritmus výpočtu docházky. Samotný výpočet docházky lze nastavit pro různé zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců odlišně. Způsoby výpočtu se nastavují v takzvaných kategoriích, do nichž jsou pak jednotliví zaměstnanci zařazováni. Kategorií lze vytvořit libovolné množství. Nastavuje se zde výpočet odpracované doby včetně toho, je-li pracovní doba pevná, pružná nebo kombinovaná, způsoby započítávání krátkodobých a dlouhodobých absencí. Vše lze nastavit různě v závislosti na dnu v týdnu. Dále se zde nastavuje způsob vkládání přestávek v práci, který se uplatní v případě, kdy si zaměstnanec tuto přestávku nezadá ručně sám. V každé kategorii může být maximálně 20 různých druhů absencí. Přednastavené jsou (lze to změnit) tyto: Dovolená, Nemoc, Služební cesta, Ošetřování člena rodiny, Překážka v práci, Návštěva lékaře, Přestávka, Náhradní volno, Omluvená absence, Mateřská dovolená a Vojenské cvičení.

Konfigurační možnosti nastavování výpočtu pracovní doby jsou opravdu bohaté. Patří mezi ně také možnost práce na směny včetně střídání těchto směn. V kategoriích se také určuje způsob práce s přestávkami. Lze například určit, zda jsou časy přestávek pevné nebo ne, placené nebo neplacené, jak dlouhé mají jednotlivé přestávky být a po jaké době práce se mají vkládat, kolik má být maximálně přestávek za den atd. atd. Podporovány jsou i bezpečnostní přestávky pro zaměstnance vykonávající rizikové práce a ty mohou být kombinovány s ostatními typy přestávek a je možná i kombinace automaticky vkládaných přestávek s těmi čipovanými na terminálu.

Další ukázky některých částí programu:
Níže naleznete ukázky z několika nejdůležitějších částí programu, které se používají nejčastěji. Zdaleka se však nejedná a všechna menu a všechny sestavy, ale jen o několik vybraných základních ukázek. Pokud se chcete s programem seznámit hlouběji, doporučujeme vyzkoušet demoverzi systému dostupnou na webu v levém menu dole.

Hlavní menu administrátora. V pravé větší části jsou nejpoužívanější volby. V levé užší je pak podrobné menu - pod každým tlačítkem se ukrývají další volby. Modré otazníky obsahují podrobnou nápovědu nápovědu ke konkrétní části programu.

Od verze 6.84 lze navíc definovat i stromovou strukturu s definicí podřízenosti oddělení s neomezeným počtem "větví". Organizační struktura tedy může být rozsáhlá a docházka umožňuje přesnou definici nadřízenosti / podřízenosti, kterou lze dále využít i pro nastavení rozsahu práv vedoucích, kdy mohou mít přístup nejen na své oddělení, ale i na ta podřízená. Viz níže.

V menu pro definici oddělení lze přesně definovat hierarchickou strukturu firmy. Lze nadefinovat i více samostatných stromů v organizační struktuře. Výhodou je pak možnost nastavit vedoucím pracovníkům, zda mají nárok na prohlížení či editaci docházky svého oddělení nebo i oddělení podřízených.
Pokud je potřeba definovat vedoucím pravomoci nestandardně, umožňuje docházka speciální definici různých práv na prohlížení či editace, kde lze definovat i přístup na konkrétní pracovníky či celá oddělení bez ohledu na organizační strukturu a vztahy podřízenosti.

Program obsahuje i modul rychlé a pohodlné interaktivní editace měsíční docházky se stylem práce podobným vyplňování tabulky v Excelu. Tento modul Interaktivní editace slouží pro snadné ruční doplňování většího počtu příchodů a odchodů do docházky. Jedná se o editaci docházky optimalizovanou pro velice rychlé a pohodlné vkládání příchodů, odchodů přerušení a typů práce či zakázek vybranému zaměstnanci na zvolený měsíc s okamžitým sledováním vlivu vkládaných záznamů na denní i měsíční sumární údaje. Vložené záznamy není nutné potvrzovat a ukládají se hned automaticky po zapsání platného údaje do konkrétního dne. Navíc se obrazovka po každé změně nepřekresluje a "neposkakuje", takže lze plynule například tabelátorem přecházet ze dne na den a z položky na položku a jen prostě psát čísla. U časů příchodů a odchodů lze pro rychlý zápis časů použít místo dvojtečky desetinnou čárku nebo tečku a program si jí sám změní na dvojtečku, takže prostě jen píšete na numerické klávesnici hodnoty a program vše konvertuje na platné údaje a ukládá. Interaktivně se po každé zmáčknuté klávese přepočítávají i údaje o odpracované době a balanci (přesčase) jak v opravovaný den tak nahoře v měsíčním sumáři, takže hned vidíte spočítanou docházku s právě zapisovanou změnu hned v době mačkání kláves.

Obrazovka je rozdělena na tři části. Nahoře je výběrové menu pro volbu pracovníka a období. Dole je hlavní levá modrá část s editačními poli a vpravo je informační část s podrobnostmi kterými se řídí parametry výpočtu právě upravovaného dne, zobrazují se průchody atd. V hlavní části jsou kvůli přehlednosti aktivní jen buňky s vyplněnými údaji a buňky bezprostředně následující, aby nebyla obrazovka přeplněná políčky. Ale jakmile začnete psát do posledního pravého políčka, hned se zobrazí další nové políčko vpravo a je tak předpřipravené pro pokračování zadávání následujícího údaje.

Pokud byste chtěli editovat docházku více zaměstnancům najednou, použijete hromadnou editaci. Ovládání je podobné jako u předchozí interaktivní editace, ale místo měsíční editace docházky jednoho pracovníka zde můžete editovat denní docházku třeba všem zaměstnancům najednou.

Vše se opět přepočítává po každé změně údaje a i zde je možné nahrávat či mazat jak příchody či odchody, tak i přerušení či celodenní absence.

Specifikem lístku docházky je, že na rozdíl od všech ostatních sestav počítá do přesčasu pouze kladné hodiny odpracované nad rámec denního fondu pracovní doby. Nedočasy jsou promítnuty jen v sumě odpracované doby a nevzniká tak záporný přesčas. Což některým firmám vyhovuje více a je to vidět i na sestavě na následujícím obrázku, která ukazuje hromadný měsíční lístek docházky ve formě, jak se zobrazí pokud vyberete více zaměstnanců najednou - třeba celé oddělení nebo všechny.

Grafy na obrázku výše lze zobrazit ve 4 formách - kombinace 3D/2D a koláčový/sloupcový. Dále je v programu celá řada grafů zobrazujících průběžný vývoj různých sledovaných parametrů v průběhu období. Níže například ukázka 4 měsíčních grafů:

Definice směn, pokud se ve Vaší firmě pracuje na směny:

Systém má silné nástroje na pokrytí různých druhů směnného provozu. Pokud se tedy ve firmě pracuje na směny, případně i kombinovaně ve směnném i nesměnném provozu, je možné v systému zajistit zohlednění požadavků na přidělování a plánování směn. Směny lze rozepisovat jak ručně (dopředu i zpětně), tak je možné i automatické přidělování směny konkrétnímu pracovníkovi na konkrétní den dle zadaných kritérií a čipnutého času příchodu. Při ručním rozepisování směn lze určit oprávnění například pro vedoucí tak, aby mohli definovat směny pouze pro vlastní podřízené.

Typů směn si můžete založit v podstatě neomezené množství. Takže kromě přednastavených ranních, nočních a odpoledních osmihodinovek a denních a nočních dvanáctek si můžete založit i například zkrácenou denní 4,5 hodinovou směnu a podobně. Interval a denní fond každé směny si můžete nastavit sami, stejně tak posouvání či ořezávání příchodů, odchodů, odprac. doby, započítávání přerušení a absencí, přesčasů, přestávek a všech dalších parametrů konkrétní směny.
Pokud je to potřeba, může být část směny pevná a část pohyblivá - tedy pracovník může např. pracovat kdykoli mezi 6:00 a 18:00, ale v rámci tohoto intervalu musí být určitě přítomen např. od 8:00 do 12:00 a celkem za den musí odpracovat např. 8:00 hodin
Navíc lze zakládat i takzvané volné směny, kdy pouze nastavíte denní nebo týdenní fond a je na zaměstnanci, kdy si čas odpracuje. Dokonce lze nastavit i takové směny, které žádný fond přednastavený nemají a prostě veškerá přítomnost na pracovišti (s možností omezení intervalu) je uznaná jako odpracovaná doba i fond zároveň - pracovník nemá nikdy přesčas ani nedočas. Pracuje tehdy, kdy je to potřeba a nemusíte v systému jeho pracovní dobu předem určovat.
Tím, že veškeré parametry směn můžete přenastavit a typů směn můžete mít libovolné množství, tak máte v podstatě neomezené možnosti definice plánu pracovní doby.

Směny hromadně - týdenní plánování směn pro více pracovníků najednou:

V programu je i roční plán směn, který si můžete prohlédnout Zde.

• například aby program vygeneroval plán s ranní, noční a odpolední směnou
• kolik zaměstnanců má vždy na každé směně být (například 8 lidí na ranní, 5 na odpolední a 3 na noční)
• na které dny týdne chcete nechat směny generovat (pracovní, i víkendy, i svátky ...)
• které zaměstnance má program na generované směny přidělovat
• lze definovat různé omezující podmínky, které musí vygenerovaný plán směn splňovat (například že po dvou nočních musí být den volna a podobně)
• můžete nastavit váhy, které pro algoritmus kladou důraz na dodržení určitých pravidel (například aby některý pracovník neměl naplánováno výrazně více směn než ostatní, aby někdo neměl většinu směn jen určitého typu - například jeden prac. neměl převahu ranních směn atd.)
• algoritmus generátoru samozřejmě zohledňuje naplánované celodenní absence (například když má někdo v období, pro které se bude generovat, naplánovanou dovolenou).
• směny lze v průběhu období nechat od zadaného dne přegenerovat, takže když směny naplánujete třeba již na začátku měsíce na celý měsíc dopředu a v půlce měsíce někdo onemocní, lze přegenerovat plán směn jen od tohoto dne dál.
• pokud některé podmínky nelze splnit, lze pomocí vah určit, co má pro vás větší důležitost (například při nedostatku pracovníků raději snížit počet lidí na směně než aby nebyla dodržena zákonná doba odpočinku mezi směnami).

Tento automatizovaný systém dokáže projít tisíce možných kombinací plánu směn za vteřinu a vybrat tak během chvilky nejvhodnější variantu plánu směn, která nejlépe splňuje zadané podmínky. Takže vám může výrazně pomoci s plánováním směn, což je někdy pro člověka logicky složitý úkol. Navíc pokud potřebujete, můžete samozřejmě do vygenerovaného plánu libovolně zasahovat a dělat v něm vlastní úpravy.

• 1. Možnost nechat AI automaticky plánovat směny. V modulu generování plánů směn vám umělá inteligence pomůže se sestavením kalendáře rozpisu směn tak, aby všechny směny byly obsazeny požadovaným počtem zaměstnanců, pracovníci měli směny rozvržené rovnoměrně jak z hlediska počtu typů směn (např. ranní/noční/odpolední či denní/noční atd.) tak z hlediska délky pracovní doby v měsíci, dále aby byly dodrženy pauzy mezi směnami dle zákonných předpisů, aby byly zohledněny plánované absence (například dovolené) a případně vám AI pomůže plán přegenerovat tak aby vše i nadále souhlasilo i když někdo například onemocní nebo si neplánovaně vezme dovolenou, náhradní volno a podobně. Lze nastavit celou řadu parametrů které má plánovací modul zohledňovat a které AI používá jako váhy určující na jaké podmínky kladete větší důraz pokud ideální rozložení směn není z nějakého důvodu možné (například nečekaně onemocní více zaměstnanců). Blíže viz předchozí odstavce a obrázek výše.

• 2. Pokud si některý zaměstnanec špatně načipuje docházku, například si čipně ráno příchod ale už zapomene čipnout odpoledne odchod, může mu oprávněný pracovník buď čas odchodu dospat ručně pomocí editace docházky (ikona tužky na obrázku níže), nebo jedním kliknutím na ikonu magické hůlky nechat program aby pomocí metod umělé inteligence doplnil zapomenutý čas sám.
  Opět lze provést celou řadu nastavení parametrů které přednastaví podmínky podle který se AI snaží zapomenutý čas doplnit. Při učení algoritmus využívá načipovaná data docházky z ostatních dní pomocí kterých trénuje model AI. Program se tedy snaží zvolit čas odchodu tak, aby odpovídal tomu, jak zaměstnanec v podobných případech docházku čipoval v minulosti, případně u nových zaměstnanců kteří mají málo dat použije k trénování data i ostatních pracovníků. Při učení klade důraz na shodu dne v týdnu, blízkost čipnutého času příchodu, odhadovaný čas odchodu předpočítaný dle doby práce nutné pro splnění pracovního fondu a některé další údaje z docházky předchozího období. V konfiguraci můžete nastavit jak dlouhé období má program použít pro učící období (v rozmezí 1 až 10 let) zpětně. Tedy na jakém množství dat se má učící algoritmus trénovat (delší období znamená přesnější výsledek ale pomalejší odezvu). Dále můžete nastavit váhy pro jednotlivé parametry, tedy jaký důraz má mít shoda dne v týdnu pro který systém hledá odchod se dny záznamů při trénování učícího modelu. Dále jaký vliv má mít shoda čipnutého času příchodu u dne s chybějícím odchodem ve vztahu s příchody v předchozím období nastaveným pro trénování modelu. Podobně tak u času odchodu ve vztahu k času pro splnění celého fondu pracovní doby. Jednotlivé váhy se dají nastavit v deseti krocích pro každý z parametrů a jsou ve výchozím stavu přednastaveny na empiricky ověřené ideální hodnoty dle modelu trénovaného na rozsáhlé vzorové databázi, takže pokud nemáte speciální požadavky, nemusíte konfiguraci nijak upravovat.
  

• 3. Umělou inteligenci lze využít i při generování docházky. Třeba pokud si někteří zaměstnanci příchody a odchody nečipují a potřebujete jim docházku vygenerovat, nebo generátor používáte pro přípravu dat určitých sestav ve kterých nechcete používat skutečně načipované údaje, tak lze při generování použít modul umělé inteligence. Ten se na datech minulých období zvoleného pracovníka naučí jim běžně čipovanou docházku (nebo dříve generovanou) a pro nové období vygeneruje docházku tak, aby odpovídala běžným zvyklostem zadané docházky tohoto zaměstnance na základě minulých dat.
  

• 4. Tvorba vlastních sestav a slovní požadavky na způsob výpočtu. V modulu AI najdete imožnost dotazovat se jazykových modelů na docházku konkrétních zaměstnanců. V rozbalovacím menu Téma jsou sekce položek nazvané "Dotazy na docházku zaměstnanců v měsíci ....", kde vyberete konkrétní měsíc a požadovaného pracovníka. Program vám poté předvyplní okno pro zápis dotazu včetně doplnění načipovaných dat a časů příchodů a odchodů. Navíc pomocí lišty zatržítek můžete nechat do dotazu vložit také předdefinované požadavky na odečet neplacených přestávek v práci, výpočet hodin příplatků za přesčasy, noční práci, práci ve svátky a o víkendu atd. Text dotazu můžete samozřejmě upravit dle vlastní potřeby, pokud vám nebude vyhovovat programem zformulovaný dotaz. Pomocí tlačítka Odeslat pošlete dotaz na docházku zvoleného zaměstnance ke zpracování umělé inteligenci.
  Tato nová funkcionalita umožňuje využívat docházkový systém zcela novým způsobem. Místo konfigurování parametrů programu pro výpočet docházky přes jeho konfigurační volby může docházkový program fungovat jen jako sběrač načipovaných dat příchodů a odchodů z terminálů a tvorbu sestav a sumářů lze přenechat umělé inteligenci, které se můžete dotazovat přirozeným jazykem a zadávat jí textově požadavky na provedení výpočtu. Docházka vám dotaz přednastaví a doplní jej o načipovaná údaje, samotné výpočty a sestavy vám ale může na základě vašich přání sestavovat AI, se kterou komunikujete tak, že jí prostě běžnou řečí do dotazu doplňujete požadavky. Například do dotazu předsestaveného docházkou dopíšete třeba text: "Výsledky výpočtu denní docházky mě zaokrouhli na celé čtvrthodiny dolů a příplatek za noční uváděj jen pokud doba noční práce přesáhne půl hodiny. Pokud pracovník přišel před šestou ráno, počítej dobu až od 6:00 hodin".
  Ano, všechny tyto požadavky a mnoho dalších lze samozřejmě nastavit v docházce přímo v konfiguraci parametrů pro klasický algoritmický výpočet běžných sestav programu, ale pokud se vám nechce dohledávat kde se co nastavuje tak, aby tyto výpočty a požadavky zohledňovala docházka ve svých klasických zabudovaných sestavách, lze si sestavu nechat vytvořit modulem AI a požadavky mu pohodlně sdělit slovně.
  Toto otevírá zcela nové možnosti toho jak můžete s Docházkou 3000 pracovat a záleží jen na vás jaké příkazy modulu umělé inteligence zadáte. Máte-li na výpočet docházky nějaký svůj zcela specifický požadavek, nemusíte již čekat, až tuto možnost nastavení výrobce do programu doplní. Prostě si sestavu necháte vygenerovat přes AI, které své požadavky jednoduše napíšete zcela přirozeným jazykem. Až si uvědomíte, jaké nové možnosti tato nově zabudovaná AI funkcionalita otevírá, můžete začít s docházkou pracovat zcela novým a člověku přirozenějším způsobem.

Obrázek výše ukazuje již souhrnné vyhodnocení pracovních poměrů načipovaných zaměstnanci. Na obrázku níže je pak prvotní definování číselníku pracovních poměrů do programu v menu Firma / Pracovní poměry - zadání

Pracovníci pak mohou během pracovní doby buď přes počítač nebo na terminálu BM-Finger čipovat dokončení úkonu zadáním jeho čísla. Systém tak sleduje kdo jaké úkony kdy načipoval a v menu "Ostatní / Úkolová mzda" je pak možné provést vyhodnocení načipovaných úkonů a to jak jejich počtu, tak i ze sazeb vypočtených částek v Kč. Informace se navíc přenáší i do sestav jako je Výkaz, Výsledovka, Přehledka, Exporty do mezd (např. i Pamica která úkolovou mzdu podporuje - počet jednic mzdové složky U01) atd. Administrátor také může přes zatržítko Editace záznamy o načipovaných úkonech upravovat (mazat či doplňovat nová čipnutí), takže v případě chybného čipnutí úkonu zaměstnancem lze provádět potřebné opravy (ty se logují v Historii oprav). Přístup na vyhodnocení je dán právem, které má zaměstnanec nastaveno. Administrátor může editovat a prohlížet všechny. Zaměstnanci se pak dle oprávnění dostanou jen na prohlížení a to buď jen vlastních načipovaných úkonů, všech ze stejného oddělení nebo u ještě vyššího práva pak na všechny pracovníky celé firmy. Právem "Úkony z PC" v editaci údajů zaměstnanců pak lze povolit či zakázat samotné čipování úkonů přes počítač pro konkrétní zaměstnance. Čipování na terminálu však může být pohodlnější a zde se nastavení práva čipování řídí standardním právem pro provádění identifikací, které lze nastavit jak přímo na terminálu, tak i přes webové rozhraní programu.

Podrobnou příručku k úkonům úkolové mzdy včetně nastavení, čipování přes terminál i PC a závěrečnému vyhodnocení, exportům dat a tisku sestav naleznete v menu "Firma / Návody PDF / Úkolová mzda" nebo pod stejným názvem i na CD ve složce Prirucky. V ní podrobně uvedené informace popisují, jak lze ve firmách pomocí systému Docházka 3000 evidovat dokončení úkonů například při využívání úkolové mzdy. Možnosti nasazení jsou však samozřejmě daleko rozsáhlejší a místo sledování dokončení výrobků a počtu vyrobených kusů konkrétním zaměstnancem lze sledovat i jiné činnosti během pracovní doby a vyhodnocení použít jako doplněk, například ve formě výkonnostních příplatků, sledování četnosti využití strojů kdy se místo dokončení nějaké činnosti či výrobku sledují zahájení práce na konkrétním zařízení a podobně.
Systém Docházka 3000 tímto tedy získává pro firmy další rozsáhlejší možnosti využití než pouhé sledování docházky k vyhodnocení a evidenci pracovní doby.

Sestava je unikátní pro každou kombinaci pracovník/měsíc/rok. Takže dva zaměstnanci nemají stejné údaje a ani stejný pracovník nemá stejné údaje v různých měsících. Ovšem opakované zobrazení sestavy poskytuje stále tytéž údaje. Nepoužívá se tedy náhodné generování, které by při opakovaném zobrazení stejné sestavy udávalo jiné časy. Sestavu lze podobně jako většinu ostatních sestav i přímo tisknout na tiskárně, exportovat do csv a xls souboru (ukázka), uložit do dokumentů pracovníka, tisknout do PDF nebo odeslat e-mailem.

Ale když chce komplexnější nastavení, odvozené nejen podle směn či kategorií, ale i podle dnů v týdnu, typů případné čipované absence či přerušení pracovní doby a hlavně podle intervalu doby čipování zapsat konkrétní pevnou hodnotu která se může lišit podle denní doby, využijete možnost nakombinovat si podmínky libovolným způsobem v modulu Posuny časů čipování:

Na ukázce výše je například na prvních dvou řádcích tabulky nastavení, které programu říká, že pokud na libovolné směně přijde pracovník do práce alespoň 10 minut před 6. hodinou, zapíše se mu čas příchodu v 6:00 (1. řádek), ale pokud přijde později, zde konkrétně mezi 5:51 až 6:29, zapíše se mu čas na půl sedmou (2. řádek). Pro odchody platí, že pokud si čipuje odchod mezi 14:01 až 14:35, zapíše se mu odchod na 14:00 (3. řádek tabulky) a veškerá pozdější čipování zapíší odchod na 14:30 (4. řádek). Ovšem z vyjímkou pondělí a středy pro ranní směnu, kdy se pracuje až do 17:00, takže čipnutí odchodů provedená kdykoli po 17. hodině se zapíší na 17:00 (5. řádek pro pondělí a 6. řádek pro středu). Ostatní dny týdne se řídí 3. a 4. řádkem, takže směna v úterý a čtvrtek až neděli končí nejpozději ve 14:30, ne později.
Pro odpolední směnu platí ale v tomto příkladu z ukázky na obrázku výše jiná pravidla změn čipnutých časů příchodů a odchodů, jsou uvedena na 7. až 10. řádku. Včasné příchody na odpolední směnu se zapíší na 14:00 a kdo přijde později než 10 minut před začátkem směny (od 13:51 do 14:29), bude penalizován a zapíše se mu čas 14:30. Ještě pozdější příchody se zde zapíší podle skutečně čipnutého času. Odchody u odpolední mezi 22:01 až 22:40 se zapíší na 22:00 a veškeré pozdější odchody (od 22:41 do půlnoci) se zapíší na 22:30.
Program při kontrole podmínek postupuje od specifičtějších po obecnější, takže ty přesněji definované mají přednost. Navíc lze kombinovat oba způsoby ze dvou výše uvedených obrázků, takže možnosti nastavení automatických úprav čipnutých časů příchodů a odchodů jsou opravdu bohaté a měly by uspokojit i ty nejnáročnější požadavky.

Poté nechat sestavu zobrazit a případně v ní upravit řazení dat a podobně. Sestavu lze hned vytisknout nebo data vyexportovat a dále s nimi pracovat třeba v Excelu či jiném programu. Například sestava zobrazená níže ukazuje pracovníky z oddělení Výroba s nejvíce odpracovanými hodinami za 1. čtvrtletí roku 2015 - součtové hodnoty sloupců pro odpracovanou dobu, fond pracovní doby a přesčasy.

Pro lepší přehlednost výsledků sestav je možné převést údaje do grafické podoby. Forma zobrazení pomocí grafů je výrazně názornější, než pouhá sada čísel v tabulkách sestavy. Například graf na ukázce níže zobrazuje sumu uznané měsíční pracovní doby zaměstnanců za leden a únor roku 2017 seřazené podle délky práce v jednotlivých měsících.

Jedná se například o sestavu Výsledovka obsahující sumární data zaměstnanců ve vyhodnocovaném měsíci. Tato sestava je vhodná například pro mzdovou účetní jako podklad pro zpracování mezd. Může obsahovat více než 70 typů položek vyhodnocení dle mzdových složek, ale zobrazují se jen ty, které obsahují nenulové údaje.

Sestava Výkaz docházky obsahuje podrobný měsíční výkaz, tedy nejen sumární údaje, ale rovněž denní přehled s podrobným rozepsáním položek jako jsou časy čipnutí, typ směny a denní fond pracovní doby, uznanou dobu a dobu odpracovanou na pracovišti, přesčasy, přestávky, Noční a odpolední práci, práci ve svátky a víkendech, uznané absence a v nových verzích i rozvržení pracovní doby, příplatky atd. atd. Ve spodní sumární části pak může být podobně jako u výsledovky více než 70 typů vyhodnocení dle mzdových složek, ale opět se zobrazují jen ty, které obsahují nenulové údaje.
Excelová verze výkazu na výše uvedeném obrázku má při hromadném vyhodnocení za více zaměstnanců najednou údaje jednotlivých pracovníků na samostatných listech.

Pokud dáte přednost stručnější měsíční sestavě za jednotlivé zaměstnance, ale chcete mít zobrazeny denní údaje příchodů a odchodů, přesčas a uznanou pracovní dobu bez dalších podrobností, umí docházka v Excelu zobrazit i lístek docházky s těmito stručnými denními údaji.

Sestava Přehledka na rozdíl od lístku docházky přenáší do Excelu data v hromadné formě za více zaměstnanců, kdy každý zaměstnanec zabírá jeden řádek, ve sloupečcích je na jednotlivé dny informace o započtené uznané pracovní době a pokud pracovník čerpal nějakou uznávanou celodenní absenci či přerušení v průběhu pracovní doby, je uvedena i informace o její délce. Viz následující obrázek.
Na konci přehledky za denními údaji jsou pak sumáře ze jednotlivé mzdové složky podobně jako na výsledovce. Přehledka je tedy podrobnější variantou výsledovky doplněnou o denní údaje uznané doby a navíc si můžete sami zvolit, jaké údaje na sestavě chcete mít zobrazeny a do Excelu převedeny.

Kromě řady sestav, které umí docházka uložit do XLS souboru pro případné další zpracování v Excelu nebo jiném tabulkovém programu (např. Calc z LibreOffice), ale umí docházka do Excelu přenášet i další data. Na níže uvedeném obrázku jsou například stručná data personalistiky.
Přenos je ale možný i opačným směrem, což znamená, že docházka dokáže načítat data původně vytvořená v Excelu. Například data docházky nebo opět i data personalistiky, takže pokud docházku teprve instalujete a zavádíte, nemusíte do ní pracně zadávat seznam zaměstnanců ručně, ale můžete jej naimportovat z excelové tabulky.

A Docházka 3000 nezapomíná ani na ty, kteří by si chtěli dělat vlastní analýzu dat. Program přímo v sobě obsahuje analytický modul OLAP a analýzy tedy můžete provádět přímo v docházkovém programu. Takže třeba vypsat zaměstnance z oddělení výroba kteří v minulém čtvrtletí čerpali nejvíce nemocenské a přitom v tomto čtvrtletí mají nejméně nočních směn, či jakýkoli jiný analytický dotaz, můžete sice nechat vyhodnotit přímo v programu, ale pokud jste zvyklí na Excel a řešení podobných dotazů a sestav jeho prostředky jako jsou seznamy, filtry, kontingenční tabulky, kontingenční grafy a podobně, lze podkladová data ve formátu vhodném pro podobné analýzy z docházky uložit přímo do XLS souboru a zpracovat Excelem. V Excelu se otevře sešit s listy obsahující data tabulek faktů a data tabulek dimenzí (časová, personální, dimenze směn, oddělení atd.)
Součástí docházkového systému je i PDF návod, který vás provede možnostmi excelové analýzy docházkových dat.

Zde se uplatní například široké možnosti tvorby kontingenčních tabulek, které jsou jedním z velmi oblíbených analytických nástrojů Excelu a umožňují interaktivně vytvářet sestavy s definovanými položkami a vlastnostmi z podkladových dat tabulek (listů) faktů a dimenzí.
Součástí PDF návodu k excelové analýze je i ukázka propojení tabulek faktů a tabulek dimenzí například přes funkci svyhledat a další nástroje.

A co by to bylo za analýzu a zpracování dat v Excelu bez jednoho z jeho nejsilnějších nástrojů, kterým jsou Grafy. Těmi Excel vyniká jak rozsahem typů a grafických úprav, tak zejména snadností jejich vytváření. Docházka 3000 sama o sobě sice také obsahuje mnoho desítek různých grafů, ale pokud chcete využít možností Excelu, vychází vám program vstříc a z přenesených analytických dat lze vytvářet nejen běžné grafy, ale i grafy kontingenční.
Zde například graf odpracované doby v závislosti na dni v týdnu a s rozlišením pracovitosti jednotlivých pracovníků. Typů možných grafů je ale nepřeberné množství a ti, kteří s Excelem pracují tak nejsou omezeni jen na grafy obsažené v samotném programovém prostředí docházky.

Osm výše uvedených příkladových obrázků ukazuje jen některé možnosti napojení Docházky 3000 na Excel či Calc.
Docházka 3000 sama o sobě poskytuje plnohodnotné programové vybavení pro zpracování docházky zaměstnanců, takže ti uživatelé, kteří s Excelem nenašli společnou řeč a raději se mu vyhýbají, se bez něj plně obejdou. Ale manažeři a vedoucí pracovníci, pro které je Excel v profesním životě často velkým pomocníkem usnadňujícím řadu činností, tak tito jej mohou plně využívat i v oblasti zpracování docházky a analýzám jejich dat. Většinu sestav které lze přímo v docházce zobrazovat a tisknou, lze zároveň uložit do XLS souboru a dále s nimi pracovat ve známém prostředí Excelu, čímž se otevírají mnohé další možnosti využití či napojení na další podnikové systémy.

Docházka 3000 a GDPR - Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (2016/679/EU)

Funkčnost systému Docházka 3000 byla kompletně ověřena i na novém operačním systému Windows 11. A to včetně komunikace s terminály a všemi dalšími funkcemi docházkového systému.

Program Docházka Start funguje na všech hlavních platformách počítačových systémů. Tedy na Windows i Linuxu ve 32 i 64 bitových variantách. Dále jej lze provozovat na systému ReactOS. Příjemnou zprávou pro příznivce počítačů iMac, MacMini a MacBook firmy Apple je i verze pro operační systém Mac OS X. Stejně jako další nabízený produkt Docházka Excel.